Considerações práticas sobre a informatização na pequena e média empresa – Parte 4

No artigo anterior analisamos a questão : software de prateleira versus software customizado.

A questão toda colocada em termos simples é que, usando software de prateleira o seu negócio, a sua empresa e seus funcionários tem que se adaptar ao software.

Ao passo que no software customizado, o sistema é criado de forma a se ajustar as particularidades de seu negócio e à forma de trabalhar da sua organização.

Ficou evidente que um software(sistema) customizado tem uma série de vantagens sobre o software de prateleira.

Evidentemente as vantagens de um software customizado exigem uma contrapartida.

O software customizado precisa ainda ser criado (diferentemente do software de prateleira, que por ser de “uso geral” já existe).

Esta criação demanda tempo e recursos, pois os processos de sua empresa a serem informatizados, precisarão ser analisados pelo responsável pelo desenvolvimento do sistema.

Na prática, este tempo a ser dispendido na análise dos processos a serem informatizados, ao invés de ser um ponto negativo trás uma série de vantagens :

• Permite que haja uma troca de idéias entre as pessoas envolvidas nos processos a serem informatizados e o analista que vai ser responsável pelo desenvolvimento do sistema.Com isto os futuros usuários do sistema, além de passarem ao analista, a relação das tarefas/processos a serem informatizados, podem em contato com o analista de sistemas, tirar dúvidas, dar sugestões, passar suas expectativas quanto ao que esperam que o software faça após ter sido desenvolvido.

• O analista de sistemas por sua vez, em contato com os usuários pode sugerir e discutir com os mesmos aprimoramentos ou alterações nos processos, de forma a facilitar o trabalho dos usuários melhorando o níveis de produtividade.

• Diferentemente de quando é adotado uma solução de prateleira, nos sistemas customizados, os usuários se sentem participantes do processo de implantação e desenvolvimento da solução informatizada.Quando o sistema começar a ser utilizado, os usuário irão reconhecer que suas sugestões idéias estão incorporadas ao sistema que irão passar a utilizar.

Na prática a introdução de processos informatizados em qualquer empresa impacta na cultura da organização.

Quando se adota sistema de prateleira, a solução é uma solução imposta, não há o que mudar. Não há espaço para idéias e sugestões, é simplesmente utilizar o que existe.

Fazendo uma analogia é como comprar um excelente sapato, que pode até ser bonito e durável porém o seu tamanho é único.

Então a realidade é que, seja qual for o tamanho do seu pé, você vai ter que dar um jeito de calça-lo.

Assim sendo muito provavelmente ou vai faltar sapato para acomodar bem o pé (se o pé for grande) ou vai faltar pé para ocupar o sapato (se o pé for pequeno).

Quando se adota sistemas customizadas, a solução é criada de forma democrática, participativa, não devem existir funções desnecessárias, nem faltar funções importantes, o sistema oferecerá ao usuário exatemente os instrumentos de trabalho que ele precisa, criados de uma forma que seja fácil para ele usuário utilizar.

Usando uma analogia, o sapato bonito e durável se ajusta exatamente ao tamanho do pé para o qual foi feito, simples assim.

Outro fator muito importante com relação aos sistemas customizados é que se o mesmo pode crescer junto com a sua empresa.

Na prática você pode (e normalmente deve) implantar gradativamente os processos informatizados, informatização impacta na cultura e nos valores da organização, não importa que a empresa seja pequena, média ou grande.l

Assim sendo os sistemas customizados podem ser desenvolvidos começando pelas áreas mais críticas da pequena empresa, áreas estas onde a informatização pode realmente tornar a empresa mais competitiva e melhor que os concorrentes.

O pequeno e médio empresário podem começar com pequenos projetos de informatização customizada, e ir aprofundando e aumentando as áreas e os processos a serem informatizados ao longo do tempo de forma a que ao final todos os processos estejam perfeitamente integrados.

Quando tudo corre bem, a tendência é que, um pequeno projeto inicial de informatização customizada, vá proporcionando à empresa, ganhos de tal ordem, que estes próprios ganhos acabam servindo como fonte de financiamento dos próximos projetos de informatização customizada.

É um círculo virtuoso, o sistema customizado gera ganhos para a empresa, que emprega parte destes ganhos no aperfeiçoamento dos sistemas existentes ou então em novos projetos de customizados e estes novos investimentos vão realimentar o ciclo de ganhos a empresa.

Agora o leitor deve estar pensando, e a questão do custo ?

Um sistema customizado custa mais do que uma solução de prateleira ?

A questão do custo é algo que deve ser muito bem analisada.

O fato é que os sistemas, assim como todos os investimentos feitos na empresa, devem se pagar, ou seja :

• devem funcionar facilitando os processos
• aumentar os níveis de produtividade de seu negócio
• gerar informações estratégicas para o negócio.

Se voce pagar R$ 1.500,00 por um sistema de prateleira que não conseguiu :

• Facilitar os processos
• aumentar os níveis de produtividade
• gerar informações estratégicas para o negócio

O sistema de prateleira terá sido muito caro se comparado com o mesmo sistema desenvolvido de forma customizada que tiver custado R$ 9.000,00, mas que realmente :

• funcione facilitando os processos
• aumentou os níveis de produtividade de seu negócio
• gera informações estratégicas para o negócio.

Na prática é simples assim, o que deve ser realmente levado em consideração é a certeza de que o investimento feito no sistema adequado vai se pagar ou seja vai haver retorno positivo sobre este investimento.

Como os sistemas customizados vão sendo criados de acordo com um cronograma préviamente estabelecido entre o desenvolvedor do sistema e a empresa que o contrata, é muito comum que o investimento a ser feito possa também ser feito ao longo do tempo do projeto.

Em outras palavras a empresa não precisa dispor do valor a ser investido de imediato, os desenbolsos podem ser feitos ao longo do tempo de desenvolvimento e implantação dos sistemas customizados.

Considerações práticas sobre a informatização na pequena e média empresa – Parte 3

Considerações práticas sobre a informatização na pequena e média empresa – Parte 3

Nos artigos anteriores, analisamos a questão do investimento em hardware por parte do pequeno e médio empresário.

Chegamos a conclusão de que :

• A amortização do investimento em hardware deve ser levado em consideração ao se definir o custo dos produtos e serviços, tendo em vista principalmente que o valor residual de mercado destes ativos após 3 ou 4 anos da data de aquisição é muito baixo.
• O custo relativo do hardware apresenta uma tendência de queda ao longo dos anos.
• O custo da mão de obra no Brasil apresenta tendência de alta ao longo dos anos.
• Estudos mostram que empresas que mais investem em informatização apresentam taxas de crescimento maiores do que empresas que menos investem.

Neste artigo abordaremos a questão do investimento em “software”, ou seja do investimento em sistemas por parte do pequeno e médio empresário.

Antes de mais nada, é preciso lembrar que um computador funcionalmente é composto de hardware e software.

O hardware é a parte material e física do computador, já o software é “alma” do computador, para o leigo é algo invisivel e impalpável, na realidade é um conjunto de instruções responsável por coordenar o funcionamento das diversas partes física do computador na prática fazendo com que o computador realmente possa funcionar e ser útil ao ser humano.

Na prática podemos dizer que existem basicamente dois tipos de software instalado nos computadores, o primeiro é denominado sistema operacional (SO) e o segundo são os aplicativos.

Podemos definir o SO como abaixo :

“É um programa ou um conjunto de programas cuja função é gerenciar os recursos do sistema

(definir qual programa recebe atenção do processador, gerenciar memória, criar um sistema de arquivos, etc.), além de fornecer uma interface entre o computador e o usuário.

É o primeiro programa que a máquina executa no momento em que é ligada (num processo chamado de bootstrapping) e, a partir de então, não deixa de funcionar até que o computador seja desligado.

O sistema operacional reveza sua execução com a de outros programas, como se estivesse vigiando, controlando e orquestrando todo o processo computacional.”

(fonte wikipédia).

São exemplos de sistemas operacionais o Windows (XP,Vista,7) e o Linux, Mac OS X, além de muitos outros.

Na tabela 1 abaixo pode se ter uma idéia da participação dos diferentes tipos de sistemas operacionais usados nos microcomputadores em janeiro de 2011.

2011	Win7	Vista	Win2003	WinXP	W2000	Linux	Mac
Janeiro	31.1%	8.6%	1.0%	45.3%	0.2%	5.0%	7.8%

Fonte http://www.w3schools.com/browsers/browsers_os.asp.

Como pode ser observado, os sistemas operacionais da Microsoft dominam o mercado, seguidos pelo sistema operacional do Mac e do Linux.

Para o pequeno e médio empresário, uma das diferenças a ser observado entre estes sistema operacionais, reside no fato de o Linux ser “open-source” ou seja gratuito.

Assim sendo pelo menos teóricamente, a diferença de custo entre um mesmo microcomputador que venha de fábrica instalado com um sistema oepracional da Microsoft e um que tenha uma versão de Linux instalada deve ser exclusivamente do custo do sistema operacional da Microsoft.

Já os aplicativos são programas que podem ser definidos como abaixo :

“É um programa de computador que tem por objetivo o desempenho de tarefas práticas, em geral ligadas ao processamento de dados, como o trabalho em escritório ou empresarial. Tem como foco o usuário.”

(fonte wikipédia).

Em termos práticos como regra geral, o que torna um computador realmente útil para o pequeno e médio empresário são os aplicativos.

O que realmente importa ao pequeno e médio empresário é conseguir um aplicativo que incremente a produtividade de seu negócio.

Com relação a escolha entre o uso de diferentes sistemas operacionais, o problema na prática, é que o número de aplicativos e de empresas que desenvolvem aplicações para Linux é muito menor do que os que desenvolvem aplicações para os sistemas operacionais da Microsoft.

No geral então, o que acontece com o pequeno e médio empresário que procurar reduzir o seu custo adquirindo microcomputadores sistema operacional Linux, é que ele provavelmente vai ter maior dificuldade para encontrar desenvolvedores de aplicativos.

Esta é a regra geral, atualmente existem determinados tipos de aplicativos que possuem razoavel número de desenvolvedores para a plataforma Linux.

Na prática existem basicamente 2 tipos de aplicativos, o primeiro é o aplicativo de prateleira e o segundo é o aplicativo customizado.

Aplicativos de prateleira são aplicativos de uso geral, voltados a informatizar determinados tipos de processos, já os aplicativos customizados são aqueles desenvolvidos para um cliente em particular a partir da análise do funcionamento dos processos específicos do cliente.

Existem centenas de aplicativos de prateleira voltados a a áreas como :

• Sistemas de contas a pagar
• Sistemas de contas a receber
• Sistemas de controle de estoque
• Sistemas de vendas
• etc..

Um dos argumentos para a adoção de aplicativos de prateleira é a de que eles seriam mais baratos pois como o desenvolvedor vende a mesma solução para centenas ou milhares de usuários, ele pode diluir os custos de desenvolvimento entre estas centas ou milhares de clientes potenciais.

Outro argumento é que o aplicativo já vem pronto para uso, o cliente não precisa esperar o tempo de desenvolvimento do aplicativo para poder instalá-lo em sua empresa.

Na realidade porém existem softwares de prateleira tem uma série de desvantagens se comparados com softwares customizados, ou seja especialmente desenvolvidos para um determinado cliente.

A seguir segue uma adaptação do artigo “vantagens do software customizado sobre software de prateleira” ( “Advantages of Custom Software Over Packaged Software” de Raoul Saldi) - http://ezinearticles.com/?Advantages-of-Custom-Software-Over-Packaged-Software&id=1039975

Sistemas Customizados	Sistemas de prateleira
Soluções de software personalizadas permitem desenvolver soluções de software com base na análise dos processos de negócios específicos de sua empresa, ao invés de sua empresa ter que mudar seus processos de negócio para se ajustar a forma como o "pacote de software de prateleira trabalha".	Você pode ter que adaptar as suas práticas práticas de negócio para atender às exigências do pacote, de modo que atendam à sua empresa.
No aplicativo customizado, você define exatamente quais processos e como devem funcionar os processos que voce deseja sejam informatizados.	Você pode acabar pagando por recursos e funções que você realmente não precisa, ou que não são aplicáveis à forma como sua empresa opera. O que pode impedir a utilização eficaz do software em seu negócio.
O treinamento no uso do sistema tem uma abordagem prática, pois no sistema somente existem funções voltadas ao seu negócio.	O treinamento é mais complexo, pois as funções e rotinas são de uso geral e muitas vezes exigem uma adaptação para se adequarem a forma de operação de sua empresa ou então simplesmente não se aplicam a forma como sua empresa trabalha.
Em ambiente multiusuários, normalmente não há aumento dos custos em função do número de usários do sistema.	Normalmente os softwares de prateleira tem seus custos atrelados ao número de usuários do sistema.Se você adquire uma versão para 10 usuários, e no futuro precisa que mais usuários utilizem o sistema vai ter que pagar para que o sistema possa ser usado pelos novos usuários.
Sistemas customizados possuem apenas as funções e rotinas necessárias para o desenvolvimento das atividades específicas do cliente.	Sistema de prateleira por precisarem atingir um grande público alvo, poder conter inúmeras funções e rotinas que não tem utilidade prática para uma determinada empresa.