Considerações práticas sobre a informatização na pequena e média empresa – Parte 3

Considerações práticas sobre a informatização na pequena e média empresa – Parte 3

Nos artigos anteriores, analisamos a questão do investimento em hardware por parte do pequeno e médio empresário.

Chegamos a conclusão de que :

• A amortização do investimento em hardware deve ser levado em consideração ao se definir o custo dos produtos e serviços, tendo em vista principalmente que o valor residual de mercado destes ativos após 3 ou 4 anos da data de aquisição é muito baixo.
• O custo relativo do hardware apresenta uma tendência de queda ao longo dos anos.
• O custo da mão de obra no Brasil apresenta tendência de alta ao longo dos anos.
• Estudos mostram que empresas que mais investem em informatização apresentam taxas de crescimento maiores do que empresas que menos investem.

Neste artigo abordaremos a questão do investimento em “software”, ou seja do investimento em sistemas por parte do pequeno e médio empresário.

Antes de mais nada, é preciso lembrar que um computador funcionalmente é composto de hardware e software.

O hardware é a parte material e física do computador, já o software é “alma” do computador, para o leigo é algo invisivel e impalpável, na realidade é um conjunto de instruções responsável por coordenar o funcionamento das diversas partes física do computador na prática fazendo com que o computador realmente possa funcionar e ser útil ao ser humano.

Na prática podemos dizer que existem basicamente dois tipos de software instalado nos computadores, o primeiro é denominado sistema operacional (SO) e o segundo são os aplicativos.

Podemos definir o SO como abaixo :

“É um programa ou um conjunto de programas cuja função é gerenciar os recursos do sistema

(definir qual programa recebe atenção do processador, gerenciar memória, criar um sistema de arquivos, etc.), além de fornecer uma interface entre o computador e o usuário.

É o primeiro programa que a máquina executa no momento em que é ligada (num processo chamado de bootstrapping) e, a partir de então, não deixa de funcionar até que o computador seja desligado.

O sistema operacional reveza sua execução com a de outros programas, como se estivesse vigiando, controlando e orquestrando todo o processo computacional.”

(fonte wikipédia).

São exemplos de sistemas operacionais o Windows (XP,Vista,7) e o Linux, Mac OS X, além de muitos outros.

Na tabela 1 abaixo pode se ter uma idéia da participação dos diferentes tipos de sistemas operacionais usados nos microcomputadores em janeiro de 2011.

2011	Win7	Vista	Win2003	WinXP	W2000	Linux	Mac
Janeiro	31.1%	8.6%	1.0%	45.3%	0.2%	5.0%	7.8%

Fonte http://www.w3schools.com/browsers/browsers_os.asp.

Como pode ser observado, os sistemas operacionais da Microsoft dominam o mercado, seguidos pelo sistema operacional do Mac e do Linux.

Para o pequeno e médio empresário, uma das diferenças a ser observado entre estes sistema operacionais, reside no fato de o Linux ser “open-source” ou seja gratuito.

Assim sendo pelo menos teóricamente, a diferença de custo entre um mesmo microcomputador que venha de fábrica instalado com um sistema oepracional da Microsoft e um que tenha uma versão de Linux instalada deve ser exclusivamente do custo do sistema operacional da Microsoft.

Já os aplicativos são programas que podem ser definidos como abaixo :

“É um programa de computador que tem por objetivo o desempenho de tarefas práticas, em geral ligadas ao processamento de dados, como o trabalho em escritório ou empresarial. Tem como foco o usuário.”

(fonte wikipédia).

Em termos práticos como regra geral, o que torna um computador realmente útil para o pequeno e médio empresário são os aplicativos.

O que realmente importa ao pequeno e médio empresário é conseguir um aplicativo que incremente a produtividade de seu negócio.

Com relação a escolha entre o uso de diferentes sistemas operacionais, o problema na prática, é que o número de aplicativos e de empresas que desenvolvem aplicações para Linux é muito menor do que os que desenvolvem aplicações para os sistemas operacionais da Microsoft.

No geral então, o que acontece com o pequeno e médio empresário que procurar reduzir o seu custo adquirindo microcomputadores sistema operacional Linux, é que ele provavelmente vai ter maior dificuldade para encontrar desenvolvedores de aplicativos.

Esta é a regra geral, atualmente existem determinados tipos de aplicativos que possuem razoavel número de desenvolvedores para a plataforma Linux.

Na prática existem basicamente 2 tipos de aplicativos, o primeiro é o aplicativo de prateleira e o segundo é o aplicativo customizado.

Aplicativos de prateleira são aplicativos de uso geral, voltados a informatizar determinados tipos de processos, já os aplicativos customizados são aqueles desenvolvidos para um cliente em particular a partir da análise do funcionamento dos processos específicos do cliente.

Existem centenas de aplicativos de prateleira voltados a a áreas como :

• Sistemas de contas a pagar
• Sistemas de contas a receber
• Sistemas de controle de estoque
• Sistemas de vendas
• etc..

Um dos argumentos para a adoção de aplicativos de prateleira é a de que eles seriam mais baratos pois como o desenvolvedor vende a mesma solução para centenas ou milhares de usuários, ele pode diluir os custos de desenvolvimento entre estas centas ou milhares de clientes potenciais.

Outro argumento é que o aplicativo já vem pronto para uso, o cliente não precisa esperar o tempo de desenvolvimento do aplicativo para poder instalá-lo em sua empresa.

Na realidade porém existem softwares de prateleira tem uma série de desvantagens se comparados com softwares customizados, ou seja especialmente desenvolvidos para um determinado cliente.

A seguir segue uma adaptação do artigo “vantagens do software customizado sobre software de prateleira” ( “Advantages of Custom Software Over Packaged Software” de Raoul Saldi) - http://ezinearticles.com/?Advantages-of-Custom-Software-Over-Packaged-Software&id=1039975

Sistemas Customizados	Sistemas de prateleira
Soluções de software personalizadas permitem desenvolver soluções de software com base na análise dos processos de negócios específicos de sua empresa, ao invés de sua empresa ter que mudar seus processos de negócio para se ajustar a forma como o "pacote de software de prateleira trabalha".	Você pode ter que adaptar as suas práticas práticas de negócio para atender às exigências do pacote, de modo que atendam à sua empresa.
No aplicativo customizado, você define exatamente quais processos e como devem funcionar os processos que voce deseja sejam informatizados.	Você pode acabar pagando por recursos e funções que você realmente não precisa, ou que não são aplicáveis à forma como sua empresa opera. O que pode impedir a utilização eficaz do software em seu negócio.
O treinamento no uso do sistema tem uma abordagem prática, pois no sistema somente existem funções voltadas ao seu negócio.	O treinamento é mais complexo, pois as funções e rotinas são de uso geral e muitas vezes exigem uma adaptação para se adequarem a forma de operação de sua empresa ou então simplesmente não se aplicam a forma como sua empresa trabalha.
Em ambiente multiusuários, normalmente não há aumento dos custos em função do número de usários do sistema.	Normalmente os softwares de prateleira tem seus custos atrelados ao número de usuários do sistema.Se você adquire uma versão para 10 usuários, e no futuro precisa que mais usuários utilizem o sistema vai ter que pagar para que o sistema possa ser usado pelos novos usuários.
Sistemas customizados possuem apenas as funções e rotinas necessárias para o desenvolvimento das atividades específicas do cliente.	Sistema de prateleira por precisarem atingir um grande público alvo, poder conter inúmeras funções e rotinas que não tem utilidade prática para uma determinada empresa.

Considerações práticas sobre a informatização na pequena e média empresa – Parte 2

Em nosso primeiro artigo abordamos alguns importantes aspectos, relativos a amortização dos custos de hardware, que o pequeno e médio empresário não devem neglicenciar.

Neste artigo vamos abordar a questão do custo do “hardware”.

A tendência dos custos dos equipamentos de informática, microcomputadores, impressoras etc... em termos reais nas últimas décadas é de constante redução.

Para se ter uma idéia o custo de armazenamento de informações em HDs, expressas em MB megabites (unidade de medida de informação que equivale a 1.000.000 de bytes), caiu de mais de U$ 100 por MB em 1980 para menos de U$ 0,01 de 2000 ou seja em 20 anos ficou 10.000 menor ( fonte Congressional Budget Office – Documento The Role of computer technology in the growth of productivity – 2002).

Ao contrário do que esta acontecendo com o custo da mão de obra, que vem crescendo em termos reais nos últimos anos.

Crescimento Real do Salário Mínimo entre datas de reajuste.

Ano	Crescimento Real do Salário Mínimo
2001	11,30%
2002	1,40%
2003	0,50%
2004	2,20%
2005	7,90%
2006	13,00%

Fonte :ministério do trabalho e emprego. - http://www.mte.gov.br/sal_min/salariominimo.pdf

Atualmente o preço no Brasil, de um microcomputador de primeira linha com sistema operacional completo e monitor de lcd, pode ser encontrado por preços em torno de US 830,00 o que corresponderia em Reais um valor de cerca de R$ 1.400,00.

Lembrando que no mundo empresarial o foco da informatização esta voltado a gerar maior produtividade.

Esta produtividade via de regra pode ser traduzido como sendo a substituição do ser humano por processos ou decisões que podem ser deixados a cargo dos equipamentos informatizados.

No dia a dia vemos os caixas eletrônicos dos bancos substituindo os “caixas” de carne e osso, na industria automobilística robôs substituem as pessoas nas linhas de montagem e vai por aí afora.

O Brasil, assim como vários outros países da atualidade (China e índia para citar apenas alguns) é ainda tido como país onde a mão de obra é barata (se comparada com países Europeus e Estados Unidos).

Mesmo assim, é só fazermos algumas contas e veremos que mesmo com salários baixos, em comparação com economias mais industrializadas, o custo da nossa mão de obra acaba sendo cara se comparada com o custo de atual do hardware (microcomputadores,impressoras etc..).

Hoje (março/2011), o salário mínimo é de R$ 545,00 ( ou U$ 320 para um dólar comercial de R$ 1.70), este é o custo da mão de obra mais barata no País (o que infelizmente também, pressupõe que esta mão de obra seja de baixa qualificação).

Levando em conta os encargos e obrigações sociais (férias,13º, fgts etc..), que recaem sobre o custo da mão de obra, para o pequeno e micro empresário, este valor dobra ou seja, o custo mensal da mão de obra mais barata acaba lhe custando algo em torno de R$ 1.090,00.

O custo anual de uma unidade da mão de obra mais barata do País, custaria então ao pequeno e médio empresário algo em torno de R$ 13.080,00.

Com este valor R$ 13.080,00 seria possível se investir na aquisição de nove microcomputadores completos (13.080/1400 = total custo anual da mão de obra / custo médio de um microcomputador) .

Pelo exposto acima, fica então evidente que o hardware não é caro se comparado com o custo da mão de obra, mesmo a mais barata.

Embora muitos fatores possam influenciar na produtividade, certamente o uso de TI (tecnologia da informação) é um fator dos mais relevantes.

No quadro abaixo podemos ver que o estudo realizado por Kevin J.Stiroh do Federal Reserv Bank de Nova York, mostra que o crescimento da produtividade em 12 anos, nas industrias que fazem uso intensivo de TI, foi 10 vezes maior que das outras industrias (1,37 % contra 0,13%).

Percentual Médio de Crescimento

da Produtividade

Médias Ponderadas	Num.de industrias	1987-1995	1995-1999	Variação
Industrias com uso intensivo de TI	26	1,24%	2,61%	1,37%
Outras Industrias	29	0,98%	1,11%	0,13%

Fonte: Kevin J.Stiroh – Federal Reserv Bank of New York – Investing in Information Tecnology : Productivity pays of for U.S.Industries.- http://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=702573

Conclusão, comparando-se o custo da não de obra e o custo do hardware, e analisando-se o resultado do estudo acima mencionado, o pequeno e médio empresário pode concluir que o o custo do hardware não deve ser um impecilho para a informatização de suas atividades, pelo contrário deve ser um forte incentivo.

Considerações  práticas sobre a informatização na pequena e média empresa – Parte 1

Esta é a primeira de uma série de artigos onde procuraremos discutir vários aspectos práticos da informatização na pequena e média empresa.

Segundo pesquisa recente do Sebrae, de cada 100 micro e pequenas empresas abertas no estado de São Paulo, 27 delas não conseguem completar um ano de atividade.

Para os que sobrevivem esta primeira fase, existe toda uma série de desafios a serem vencidos, para que a pequena e média empresa consiga além de apenas sobreviver, crescer e prosperar, aumentando o volume de seu faturamento, gerando novos empregos e garantindo níveis adequados de lucros aos seus proprietários.

Um destes desafios é como investir na informatização de seu negócio.

Todos sabemos que vivemos em um mundo globalizado, a Internet, a telefonia móvel geram um mundo de oportunidades e ao mesmo tempo de ameaças, para todos os ramos de negócio.

Os investimentos em informatização podem ser básicamente canalizados para :

1.      Aquisições de Hardware (equipamentos em geral, micros,impressoras etc..)

2.      Aquisição de Softwares (programas de computador)

O Hardware (equipamentos de informática em geral) , evoluem muito rapidamente, a sua aquisição esta cada vez mais fácil de ser feita, impulsionado por uma série de fatores tais como

1.      Custos de menores custos, pois o governo nos últimos anos tem reduzido alguns impostos para fabricantes nacionais.

2.      Facilidades de aquisição, pois os mesmos conseguem atualmente serem facilmente financiados (ainda que nem sempre a taxas de juros civilizados)

No que diz respeito a aquisição de hardware, é muito, mas muito importante mesmo, o empreendedor lembrar que diferente de outros invesimentos em ativos, o valor de mercado de todo hardware passados três a quatro anos vai ser muito baixo, as vezes ele nem mesmo existe, pois simplemente ninguém quer o equipamento, é aquela situação em que a empresa tem que pagar para se ver livre do hardware obsoleto que agora só ocupa espaço.

Os equipamentos de informática evoluem de forma extremanente rápida, e ao ser lançado qualquer modelo novo de um computador ou impressora, os modelos anteriores costuman perder sua aceitação no mercado.

Diferentemente por exemplo de um automóvel, pouco adianta o hardware estar em bom estado, ter sido pouco usado etc.., etc.., estes argumentos não agregam valor a estes tipos de ativos quando novos modelos são lançados.

Conclusão, o custo do investimento em hardware deve ser recuperado no prazo destes 3 ou 4 anos, caso contrário ele afetará de maneira negativa o lucro da empresa.

Na prática também, o período 3 ou 4 anos costuma ser um prazo razoavel para a reposição do parque de equipamentos instalados.

Neste período nova geração de hardware deve ter entrado no mercado.

Na prática a cada nova geração de hardware lançada, costuma haver a descontinuidade do abastecimento de peças de reposição para a geração de hardware passada, o que torna a manuteção dos equipamentos velhos mais difícil, mais cara e menos confiável de ser realizada.

Algúem poderia argumentar que ao invés de efetuar a aquisição de hardware, seria então melhor fazer uma operação de leasing.

Na verdade as operações de aquisição e de leasing, basicamente se equivalem, pois os bancos embutem todo o custo da rápida obsolescência do equipamento pois sabem que o valor residual do mesmo será muito baixo.

Como se costuma em linguagem popular é trocar 6 por meia dúzia.

Eventualmente, em função do ponto de vista de geração de fluxo de caixa de determinado negócio ou ramo de atividade, uma operação de leasing pode ser melhor, ou eventualmente até a única alternativa para viablizar o investimento em hardware.

O fato é que o pequeno e médio empreendedor deve sempre ter em mente que os valores investidos em hardware, deve ser recuperado pelas vendas de sua empresa no prazo de 3 a 4 anos.

É evidente, que se um equipamento com mais de 3 ou 4 anos de idade ainda está funcionando, não há nada que force uma empresa a trocar o mesmo.

Na verdade tanto faz eu abrir uma planilha eletrônica em um monitor do tipo CRT (Catode ray tube), que pesa cinco ou sete quilos, com um grande tubo de vidro em sua parte traseira,  ou então usar um monitor LCD (Liquid cristal display) , ou então um novíssimo monitor de LED ( Light emitting diode), sem dúvida a planilha será a mesma.

Convenhamos porém, que se os seus clientes virem que sua empresa ainda utiliza monitores com tecnologia CRT em plena era de monitores com tecnologia de LED, este fato não será fator de melhoria da imagem de sua empresa.

Com relação aos funcionários, temos que em um mercado de trabalho competitivo, trabalhar com equipamentos defasados tecnologicamente também não é motivação.

Vamos encerrando este nossa artigo por aqui, retomaremos ao assunto em nosso próximo post.

Um abraço